Faites le ménage... dans vos mails (oui, aussi !!)

De même que le désordre dans nos objets crée un poids psychique quotidien, le désordre dans l'espace digital, bien qu'immatériel, pèse son poids sur nos frêles épaules fatiguées. Ouvrir une boite mail encombrée de centaines de mails non triés, pour certains ouverts, pour d'autres poussiéreux depuis des mois d'oubli est franchement déprimant. Même si vous n'en avez pas tout à fait conscience, une surcharge d'email est un facteur d'anxiété chez tout le monde. C'est même un des éléments déclencheurs du fameux “burn out” - le syndrôme d'épuisement du cadre surmotivé - . Tout simplement parce que ce n'est humainement pas gérable. Etre confronté à une boite de réception envahie de centaines de messages et avoir à prendre une décision pour chacun d'eux est magistralement déprimant. Alors avant de vous noyer dans cet océan de mots virtuels, quelques trucs pour vous aider à reprendre la situation en main et maitriser à nouveau la situation :

Le grand ménage

Si vous commencez dans une situation critique - genre quelques centaines , voire même milliers de messages en vrac, depuis les messages de vote tendre et cher jusqu'aux offres de casino gratuit en passant par les médicaments bleux à prix cassés - il est temps de prendre une mesure drastique. Si ces messages se sont dangereusement empilés, c'est que vous ne les avez pas géré au fur et à mesure de leur arrivée. C'est donc l'habitude principale que vous allez acquérir ... dès aujourd'hui ! Et en attendant,  il est temps de faire place nette : faites un nouveau dossier que vous allez appelé "à trier", ou "en retard", ou "un jour peut être" (soyez créatif...) et faites un déplacement de l'ensemble de vos courriers jusqu'à ceux d'hier dans ce dossier. Votre boite de réception est enfin claire : ne s'y détachent que les mails du jour. Vous ressentez déjà un intense soulagement ! Yeah ! (et ne vous inquiétez pas, nous allons traiter le dossier en souffrance ensuite !)

Prenez l'habitude de maintenir votre boite d'arrivée vide

Désormais, vous allez traiter les mails au fur et à mesure de leur arrivée : pour chaque mail arrivé, deux solutions : soit vous l'effacez, soit vous le placez dans un dossier. Votre boite aux lettres sera dont à la base vide - plus de désordre donc !- . Elle servira uniquement de lieu de passage pour les courriers en attente de traitement, ce qui est finalement la vocation normale d'une boite aux lettres. Une fois que vous avez pris une décision pour un mail - stocker ou jeter - faites le immédiatement, pour dégager votre boite d'arrivée. Vous aurez ainsi une vision claire de votre boite et des nouveaux messages arrivés.

 Cela dit, le but n'est pas de le faire en temps réel pour vos mails : être en permanence branché sur sa boite mail et traiter les courriers à la minute de leur arrivée peut être un facteur d'inefficacité... Donc, à moins que votre métier ne consiste justement à répondre aux mails arrivants, prenez plutot l'habitude de relever à intervalles réguliers votre boite, afin de traiter une bonne série de messages d'un seul tenant, sans vous troubler au cours d'autres tâches.

Pour ma part j'ai également pris l'habitude de laisser dans ma boite de réception les deux ou trois mails qui appelent à une action  que je ne peux pas réaliser tout de suite. Par exemple, un commentaire sur ce blog qui me donne l'idée d'un articleà écrire. Cela me sert d'aide mémoire et me pousse à l'action à chaque fois que j'ouvre ma boite. Si au bout de quelques jours, ou quelques semaines au plus pour les actions les plus longues à mettre en oeuvre, je n'ai toujours rien fait, je sais que je ne le ferais ... jamais. J'efface le mail et j'en tire les éventuelles conséquences... (par exemple stocker le sujet d'article dont j'ai l'idée mais pas l'inspiration dans mon outil de blog en attendant l'arrivée de ma muse serein).

En règle générale ma boite d'arrivée ne comprend pas plus de 4 ou 5 messages "cailloux dans la chaussure" ... SInon c'est déprimant, et surtout irréaliste !

Les dossiers de rangement

Ayant l'habitude du monde papier où nous classons les documents en dossiers précis pour les retrouver facilement, nous avons tendance à reproduire ce système de classement dans notre classement de mail.

Les plus "digitalement avancés" eux, prônent le régime simpliste : un dossier "pour action", un "en attente", un "archive". Et ils se fient aux moteurs de recherches de nos outils de courriers pour retrouver le mail nécessaire en temps utile.

Personnellement, pour ajouter mon avis de poids à cette querelle philosophique de haut vol, je préfère avoir des dossiers plus développés et plus précis que la version régime ci dessus. Ainsi dans ma boite perso, j'ai un dossier "achat" qui me permet de retrouver facilement facture et garantie de mes achats en ligne, amis pour les correspondances que je tiens à garder, identifiant où je stocke les innombrables mail confirmant mes login mots de passe dont je ne me souviens que une fois sur 100 (pour mes connexions ailleurs que sur mon propre ordi ) , etc... Je suis sans nulle doute de la vieille école (snif !) mais je me sens plus à l'aise comme ça, qu'avec 3 grands dossiers fourre tout et une canne à pêche numérique, même super sophistiquée... A vous de voir ce qui vous convient le mieux.

Attaquez vous au "en souffrance"

Vous avez traité les messages du jour, vous avez maintenant une boite aux lettres aussi zen qu'une pile de cailloux dans un jardin japonais.... Il est temps de vous attaquer au passé. Tout d'abord soyez lucide : si un mail a plus d'un mois, il est probable que s'il demandait un traitement ou une réponse urgente, vous avez déjà été relancé... Alors courage : prenez tous les messages de plus d'un mois (ou 3 semaines si vous êtes téméraire) et déplacez les dans votre dossier "archives". Ils ne sont pas perdus, juste stockés !

Il vous reste maintenant un mois environ de messages à traiter. Donnez vous un rythme : par exemple donnez vous l'objectif de traiter 30% de ces messages à chaque session que vous ouvrez pour trier - et si vous en avez encore quelques centaines, donnez vous pour objectif d'en traiter 10% ! Vous lisez, vous agissez, vous archivez, ou vous jetez. Simple ! Et en quelques jours vous serez débarassé de ce poids !

Souvenez-vous néanmoins que la priorité est toujours aux e mails entrants du jour ! Inutile de traiter les mails de 3 dernières semaines si vous laissez votre boite de réception s'encombrer parallèllement. Une fois un message vu, décidez immédiatement de ce que vous voulez en faire. Ne laissez rien trainer, et vous aurez la douce satisfaction d'une boite assagie, enfin gérable. .. numériquement zen, donc !

PS ce post est librement inspiré d'un article de lifehacker, blog institutionnel américain qui recense des idées pour "améliorer sa producitivité personnelle, notamment avec les outils nouvelles technologie". Le descriptif peut paraitre un peu barbare, mais le contenu est souvent utile. Alors si vous n'êtes pas rebuté par la langue de Shakespeare...